Media nie przestają pisać o ochronie sygnalistów i o procedurze whistleblowing. Whistleblowing to inaczej „sygnalizowanie nieprawidłowości” – działanie polegające na zgłoszeniu naruszeń prawa, nadużyć lub nieetycznych zachowań, których osoba sygnalizująca, czyli whistleblower, była świadkiem w miejscu pracy lub w organizacji. W 2024 roku w Polsce weszła w życie ustawa wdrażająca unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów. Jak na jej podstawie przyjąć w organizacji procedury whistleblowing? Oto krótki poradnik.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista (whistleblower), a nie jak wcześniej projektowano „osoba zgłaszająca naruszenia”, to osoba, która korzystając ze specjalnie do tego utworzonych bezpiecznych kanałów w firmie, zgłasza potencjalne nieprawidłowości lub naruszenia prawa w ramach swojej organizacji.
Whistleblower może zgłosić np.:
- łamanie prawa pracy, mobbing lub dyskryminację,
- naruszenie przepisów BHP, ochrony danych osobowych lub środowiska,
- korupcję, oszustwa finansowe lub fałszowanie dokumentów.
6 marca 2024 r. Rządowe Centrum Legislacji opublikowało, a 2 kwietnia 2024 r. Rada Ministrów przyjęła nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów. Jego celem była implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zm.). Co ciekawe, w dniu 12.07.2023 roku zapadł także wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu (w sprawie o sygn. IV P 171/22), w którym sąd zastosował bezpośrednio przepisy dyrektywy o sygnalistach mimo braku jej transpozycji do polskiego porządku prawnego. Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 roku, a od 25 grudnia 2024 roku weszła w życie część przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych.
Czego mogą dotyczyć zgłoszenia sygnalistów?
Pod ochronę przewidzianą ustawą kwalifikują się następujące obszary:
- zamówienia publiczne;
- świadczone usługi lub oferowane produkty w zakresie rynków finansowych i zapobiegania praniu pieniędzy;
- kwestie bezpieczeństwa produktów i ich zgodność z wymogami;
- bezpieczeństwo transportu;
- ochrona środowiska i bezpieczeństwo żywności;
- zdrowie publiczne;
- ochrona konsumentów;
- ochrona prywatności i danych osobowych, a także
- bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
Oprócz tego pod ustawę o sygnalistach podlegają wszelkie naruszenia, które mają wpływ na interesy finansowe Unii Europejskiej, a także na jej rynek wewnętrzny. Chodzi w szczególności o naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa. Ogólnie można powiedzieć, że w dyrektywie oraz wdrażającej ją w Polsce ustawie o sygnalistach chodzi o ochronę interesu publicznego. Whistleblowing pomaga ujawnić patologie w firmach i organizacjach o określonym profilu, zanim wołają one większe szkody.
Rozszerzenie obszarów objętych ustawą o sygnalistach
Ustawodawca krajowy może rozszerzyć katalog obszarów objętych ustawą o ochronie sygnalistów. Stąd w nowej ustawie znalazły się dodatkowo takie obszary jak:
- wolności i prawa człowieka i obywatela,
- handel ludźmi,
- korupcja czy
- prawo pracy.
Szczególnie ten pierwszy i ostatni zakres skutkować może w praktyce doniosłością, intensywnością i dużą liczbą zgłoszeń.
Jakie nowe wymagania prawne czekają firmy?
W związku z wejściem w życie nowej ustawy o sygnalistach, firmy czekają nowe wyzwania i nowe wymagania prawne. Najkrócej rzecz ujmując firmy objęte ustawą będą musiały wprowadzić odpowiednie procedury wewnętrzne umożliwiające bezpieczne i anonimowe zgłaszania naruszeń. Dodatkowo o odpowiednią zgodność z ustawą firmy będą musiały zadbać w zakresie prowadzenia postępowań wyjaśniających, zapobiegania negatywnym konsekwencjom wobec sygnalistów czy odpowiednia i stała edukacja pracowników.
Procedury whistleblowing – od czego zacząć?
Należy zacząć od przyjęcia i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń. Osoby, które będą rozpatrywały zgłoszenia, powinny być właściwie dobrane i wyposażone w odpowiednie narzędzia. Będą także musiały wykazać się niezależnością i bezstronnością, aby system whistleblowing’u prawidłowo i efektywnie funkcjonował. To z kolei oznacza, że wewnętrzne postępowania wyjaśniające będą musiały być naprawdę skuteczne. Z ich efektywności firmy będą rozliczane. Bardzo ważnym warunkiem będzie też zapewnienie osobom zgłaszającym nieprawidłowości odpowiedniej ochrony.
- Potrzebujesz stworzyć procedurę whistleblowing w swojej firmie? Zadzwoń do naszej kancelarii LO:ME
Co powinno się znaleźć w wewnętrznej procedurze zgłaszania nieprawidłowości?
Dobra, czyli odpowiednia dla danej organizacji procedura, powinna uwzględniać specyfikę danej firmy, a także określać co najmniej kilka kluczowych obszarów.
Przede wszystkim taka procedura powinna jasno pokazywać, kto może zostać sygnalistą oraz jakich obszarów może dotyczyć zgłaszana nieprawidłowość. Należy ustalić i wyjaśnić:
- jakim kanałem następują zgłoszenia,
- jak wygląda postępowanie firmy z otrzymanym zgłoszeniem oraz
- jak zarządza ona systemem przyjmowania zgłoszeń.
W efekcie dla wszystkich musi być jasne, jakie działania następcze podejmuje firma w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Trzeba też położyć nacisk na aspekt edukacyjny – należy wyjaśnić pracownikom nie tylko same przepisy i procedury, ale przede wszystkim cele tych regulacji, sposoby dojścia do nich i ich konsekwencje.
- Potrzebujesz wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości lub szkoleń dla pracowników? Zadzwoń do nas
Jakie warunki trzeba spełnić, żeby sygnalista podlegał ochronie?
Na wstępie trzeba wskazać, kto może być sygnalistą. Nasuwająca się odpowiedź – pracownik, może być niepełna. Oczywiście, każdy pracownik będzie miał możliwość zgłaszania pracodawcy naruszeń. Wskazuje się, że oprócz niego, będzie do tego uprawniony również były pracownik, funkcjonariusz, żołnierz zawodowy, akcjonariusz, zleceniobiorca, czy nawet stażysta lub wolontariusz.
Trzeba pamiętać, że ochrona będzie przysługiwała tylko pod warunkiem, że osoba zgłaszająca miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, która była przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jest prawdziwa. Ocenę prawdziwości przeprowadza się na moment dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Dodatkowo informacja taka musi stanowić informację o naruszeniu prawa, w obszarach objętych ustawą.
Na co zwrócić uwagę, aby wewnętrzne postępowania wyjaśniające były skuteczne?
Skuteczne przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego to sedno całego procesu sygnalizowania nieprawidłowości. Otrzymane rezultaty decydują o podjęciu dalszych kroków, określając ich skalę i wpływ na firmę.
Bardzo ważne jest, kto w organizacji proceduje postępowanie wyjaśniające i jakie ma do tego narzędzia. Taka osoba powinna dawać rękojmię bezstronnych działań nie tylko wobec zgłaszającego czy osoby objętej treścią zgłoszenia o naruszeniu, ale także względem samego pracodawcy i jego interesariuszy (organów, nadzorujących, struktury własnościowej, kontrahentów etc.).
Waga dokumentów w postępowaniu wyjaśniającym
W związku z obowiązkiem rejestracji zgłoszenia i udzielenia sygnaliście informacji zwrotnej o prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym we wskazanym terminie, wymaga ono sprawnej organizacji. Jeżeli firma ma rozpatrzyć i zweryfikować zgłoszenie z należytą starannością, a w efekcie doprowadzić do określonych działań następczych lub naprawczych, niezbędne jest odpowiednie gromadzenie i analiza dowodów. Dowodami mogą być przede wszystkim:
- dokumenty wewnętrzne,
- komunikacja e-mail,
- nagrania z monitoringu,
- informacje zebrane od innych pracowników czy osób z zewnątrz organizacji,
- opinie specjalistów w określonych dziedzinach itp.
Katalog tych środków jest ograniczony wyłącznie dopuszczalnością w granicach przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem przetwarzania danych. Postępowanie wyjaśniające należy zakończyć raportem podsumowującym wraz z rekomendacjami. Dokument powinien dawać odpowiedź na pytanie, czy doszło do naruszenia, w jakich okolicznościach, a przy tym kreować wytyczne co do dalszych działań w sprawie.
Podsumowanie
Wdrożenie procedury whistleblowing to nie tylko obowiązek wynikający z ustawy, ale też realne wsparcie w budowaniu zaufania i odpowiedzialności w organizacji. Jasne zasady zgłaszania nieprawidłowości, ochrona sygnalistów i sprawne procedury to dziś fundament nowoczesnego, odpowiedzialnego zarządzania. Każda licząca się organizacja, chcąca być postrzegana jako profesjonalista, powinna wdrożyć u siebie takie procedury.
Zrobimy dla Ciebie procedurę ochrony sygnalistów
Jeśli prowadzisz firmę i potrzebujesz pomocy w opracowaniu zgodnej z prawem i dopasowanej do Twojej działalności procedury ochrony sygnalistów – odezwij się do naszej kancelarii LO:ME. Przygotujemy dokumenty, wdrożymy rozwiązania i pokażemy, jak działać zgodnie z nowymi przepisami, bez zbędnego chaosu i stresu.
